Per molte persone lavorare in un open space può aumentare il senso di stanchezza e stress mentre diminuisce il "senso di produttività".

"Cose che non voglio più sentirmi dire" in quanto donna musulmana che indossa l'hijab

La ricerca in psicologia del lavoro e nelle scienze organizzative trova che il rumore e le conversazioni di sottofondo, le interruzioni frequenti e la mancanza di privacy insieme al sovraccarico sensoriale tipico degli uffici e ad altri fattori compromettano il benessere. Insomma, alle persone non piace lavorare in open space, anche se non lo sanno.

Lavorare in open space ci stressa: cosa dice la ricerca

Gli uffici open space sono stati progettati con le migliori intenzioni. Lo scopo principale è favorire la collaborazione migliorando la comunicazione e poi c'è il non secondario tema di voler ottimizzare gli spazi. Però sempre più studi hanno evidenziato che questa idea all'apparenza brillante può avere effetti negativi sulle persone che poi in effetti in quegli uffici open space ci devono lavorare.

In primis sulla concentrazione, sulla produttività e sul benessere psicologico dei lavoratori e delle lavoratrici. Ma uno dei principali fattori di affaticamento negli open space è il rumore. Conversazioni, telefonate e suonerie altrui rappresentano distrazioni continue che il cervello deve elaborare anche quando si cerca di ignorarle. E una revisione sistematica pubblicata sul Journal of Environmental Psychology ha rilevato che il rumore negli uffici open space è tra le principali cause di insoddisfazione dei dipendenti, infatti è associato a maggiori difficoltà di concentrazione.

Secondo l'Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS), l'esposizione prolungata al rumore ambientale può aumentare stress, affaticamento e ridurre le prestazioni cognitive.

chi progetta questi uffici di solito poi non li vive

E a proposito di "rumore", negli uffici condivisi si è più soggetti a interruzioni, quindi meno produttività. Ogni singola interruzione richiede altro tempo per recuperare il livello di attenzione precedente, tanto che la psicologa Gloria Mark (University of California, Irvine) ha osservato che dopo un'interruzione servono in media circa 23 minuti e 15 secondi per tornare pienamente al compito originale, anche se non ci sembra.

Queste continue ripartenze aumentano il cosiddetto switching cost, ovvero il costo cognitivo del passaggio da un'attività all'altra. Intanto, la collaborazione tanto osannata e tanto promossa dagli open space non sempre aumenta, anzi.

Uno degli argomenti più utilizzati a favore degli open space è che favoriscono le interazioni tra colleghi ma, udite udite, una ricerca condotta da Harvard Business School ha analizzando oltre 100mila interazioni tra dipendenti tramite badge elettronici e comunicazioni digitali, scoprendo che il passaggio da uffici chiusi a open space ha portato a una riduzione delle interazioni faccia a faccia di circa il 70 per cento, mentre sono aumentate email e messaggi istantanei.

macché collaborazione: le interazioni sono ridotte al minimo

Secondo gli autori, molte persone tendono a limitare le conversazioni spontanee quando percepiscono di essere costantemente osservate. E qui andiamo al tema della privacy. La mancanza di privacy è ovviamente uno degli aspetti più criticati, lo sappiamo da una vasta indagine internazionale condotta su oltre 42mila lavoratori e lavoratrici, dalla quale emerge che gli occupanti degli open space riportano livelli molto inferiori, in termini di soddisfazione, rispetto a chi lavora in uffici privati, soprattutto per quanto riguarda privacy acustica e visiva. 

L'affaticamento cognitivo insomma è reale, perché il cervello non si limita a svolgere il lavoro richiesto: deve anche filtrare continuamente gli stimoli percepiti come "irrilevanti".

E le neuroscienze mostrano che il controllo dell'attenzione richiede risorse limitate, nel senso che quando il numero di distrazioni aumenta, cresce anche il carico cognitivo e, di conseguenza, la sensazione di esaurimento mentale.

non sei tu, è il tuo cervello che odia l'open space

Gli effetti degli open space non sono identici per tutte le persone, quelle che svolgono attività che richiedono concentrazione prolungata, scrittura, programmazione o analisi tendono a risentire di più delle interruzioni e chi presenta una maggiore sensibilità agli stimoli ambientali può sperimentare livelli più alti di affaticamento e stress rispetto ai colleghi.

Ora la soluzione: le organizzazioni possono limitare gli effetti negativi adottando alcune strategie tra cui creare aree silenziose dedicate al lavoro concentrato; prevedere spazi separati per telefonate e riunioni; consentire giornate di lavoro da remoto per le attività che richiedono maggiore concentrazione; l'uso di materiali fonoassorbenti per ridurre il rumore e delle regole condivise per limitare le interruzioni.

Anche i lavoratori e le lavoratrici possono adottare strategie personali, come usare cuffie con cancellazione del rumore, pianificare blocchi di lavoro senza notifiche e fare brevi pause per ridurre il carico mentale. Per la mancanza di privacy c'è poco da fare, ma quella dipende dalla progettazione degli spazi.