Ci sono molte, moltissime professioni che prevedono il lavoro di squadra. Dagli ambiti creativi a quelli tecnici, dalla ricerca scientifica alla ristorazione, il team work è il cuore pulsante di ogni progetto. Eppure, non sempre funziona: l’esperienza collettiva può anche fallire, e questo fallimento prevede un’elaborazione diversa da quello individuale, perché nel lavoro di squadra intervengono fattori meno prevedibili e dinamiche stratificate: il fiasco di un progetto condiviso è spesso il risultato di un sistema che non ha funzionato, una dinamica che si è inceppata in uno o più punti. Non è certo un caso che tra le soft skills più richieste nel mondo del lavoro contemporaneo ci sia la capacità di lavorare in squadra: per portare a termine un progetto collettivo di successo occorrono competenze che vanno ben oltre le conoscenze tecniche, o il rispetto delle deadline. E difatti, il fallimento di un team non arriva mai all’improvviso: di solito si insinua lentamente, passando inosservato tra decisioni rimandate, ruoli ambigui e modi di comunicare che non funzionano. Ecco alcuni consigli su come prevenirlo, e soprattutto come gestirlo.

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Perché un team fallisce: gli errori più comuni

Innanzitutto, quali sono gli sbagli più comuni, dove si inceppano più spesso gli ingranaggi di un lavoro di squadra? Gli esperti concordano: una cattiva comunicazione è il primo, grande ostacolo. Da essa derivano a cascata incomprensioni ed errori, sia sul piano tecnico che su quello umano. La comunicazione è l’ossigeno del lavoro di squadra, ma deve essere diretta e rispettosa. Obiettivi e aspettative devono essere comunicati in modo chiaro ed esplicito: è importante non dare mai per scontato qualcosa che a noi è noto, evidente (presumere che gli altri abbiano capito è spesso alla base di una futura catena di incomprensioni). Inoltre, è importante non evitare di dire quello che si pensa per paura del conflitto: il confronto con gli altri è vitale in un lavoro di squadra. 

Occorre poi essere sempre aggiornati sulla porzione di lavoro che stanno svolgendo gli altri: se ognuno fa la sua parte ma non ci si coordina, si finisce per trovare soluzioni incompatibili tra loro. Un team deve coltivare una vera e propria cultura del feedback, costante, reciproco e costruttivo. È essenziale introdurre all’interno della routine lavorativa dei momenti di allineamento regolari (possono essere quotidiani o settimanali) e sinceri. Meglio un feedback diretto oggi che un fallimento condiviso domani. 

Infine, tra gli errori più comuni in un lavoro di squadra che fallisce c’è la poca chiarezza nella divisione dei ruoli. Ognuno deve sapere esattamente cosa gli compete, per evitare sovrapposizioni - che spesso creano confusione ed esacerbano l’animo di chi sente di aver lavorato per niente - e omissioni (Nessuno ha inviato il report: chi doveva farlo?).

Il ruolo del leader

Nella gestione di un lavoro di squadra, il leader, il manager, o comunque la figura che ha il compito di supervisionare è importantissima. Innanzitutto è colui o colei (possono essere anche due persone, purché tra loro, a loro volta, gestiscano un sano ed efficace rapporto di squadra) che definisce il perimetro del progetto, gli obiettivi, e le metriche: che cosa significa avere successo in quel dato contesto? Cosa si vuole ottenere? Entro quando? 

La figura di leader è anche responsabile di costruire il team stesso, e quindi di mettere insieme le giuste persone con le giuste competenze, tecniche e trasversali, e diversificarle il più possibile (qualunque case study aziendale asserisce che più un team è composto di persone con competenze, origini, punti di vista diversi, più è efficace). 

I manager giocano un ruolo fondamentale nel promuovere un ambiente di responsabilità e comunicazione. Devono effettuare controlli regolari, stabilire delle regole per le interazioni all’interno del team, garantendo che ogni voce venga ascoltata. I leader devono anche essere esempi di apertura e condivisione, che mettono la propria esperienza a portata di tutti. Ma devono farlo sempre in un’ottica di squadra, e soprattutto pensando sul lungo termine: durante un incontro con gli studenti del MIT nel 1992, Steve Jobs disse: “Una delle cose più importanti che ho imparato è non intervenire direttamente quando vedo un problema. La tentazione è forte, ma ho capito che è fondamentale investire sulle persone sul lungo termine. Dobbiamo fare squadra e funzionare non solo per il prossimo anno, ma per i prossimi dieci. Quindi mi chiedo ‘come posso aiutare chi sta facendo fatica a migliorare’? Non gli aggiusto il problema, ma trovo un modo per insegnargli a farlo”. 

L’intelligenza collettiva

Un team funziona anche sulla base di personalità che si incontrano, caratteri che si scontrano, persone che devono conquistarsi la fiducia l’una dell’altra. Si tratta di far funzionare quella che viene chiamata ‘intelligenza collettiva’, ovvero la somma delle competenze, delle intuizioni e della creatività di un gruppo. Perché funzioni davvero, bisogna costruirla giorno dopo giorno. David Burkus, psicologo organizzativo e autore di diversi bestseller sul tema, dedica parte del suo lavoro ad esplorare le dinamiche dei team e i motivi per cui hanno successo oppure non raggiungono il loro potenziale massimo. Egli enfatizza l’importanza dell’intelligenza collettiva, che nella sua definizione è “La capacità del team di superare le prestazioni individuali”. 

Secondo lo psicologo i gruppi di lavoro che vogliono essere efficaci devono essere composti da persone che si impegnano tutte allo stesso modo (e per farlo devono essere adeguatamente motivate dal leader), devono saper condividere senza inutili competizioni personali, e devono coltivare l'empatia, ovvero i suoi membri devono essere in grado di percepire gli stati mentali e le emozioni l’uno dell’altro, ascoltandosi e osservandosi. Non sono doti che tutti hanno naturalmente, ma si tratta di soft skills che si possono apprendere, anche attraverso una formazione specifica. Burkus sottolinea l’importanza di costruire un’intelligenza collettiva all’interno del team come strategia per ridurre il rischio di fallimento. 

Di chi è la responsabilità?

Ma se il team sbaglia, se si incontrano dei problemi, degli intoppi lungo il percorso, come si gestisce il fallimento? Innanzitutto, è importante fare un’assunzione di responsabilità collettiva: l’errore di uno è anche il risultato di un sistema che ha permesso quell’errore. La responsabilità condivisa è il collante di un gruppo di lavoro sano: non significa “colpa collettiva”, ma capacità individuale di prendersi carico del proprio pezzo, e collaborare attivamente a migliorare il quadro generale. Sono da evitare frasi come ‘non era compito mio’, o ‘io ho fatto la mia parte’, o ancora ‘a me nessuno ha detto niente’, perché non risolvono proprio nulla, anzi rischiano di creare tensioni nel gruppo. 
Il conflitto all'interno di un team è purtroppo inevitabile, poiché ogni individuo ha prospettive, esperienze e competenze diverse. Tuttavia è importante gestirlo in maniera costruttiva, mantenendo le discussioni focalizzate sul tema e senza sconfinare in recriminazioni personali (o senza sentirsi sminuiti o colpiti nell’orgoglio se si è oggetto di una critica). È importante imparare a sfruttare i benefici che derivano dalla diversità di punti di vista.

In questo frangente è però necessario tirare nuovamente in ballo il leader: un bravo 'capo' dev’essere il primo a non attribuire colpe o a puntare il dito contro qualcuno. Chi ha il ruolo di leadership deve aiutare il team a avere successo, e creare un ambiente in cui tutti possano dare il meglio di sé. Quindi anziché cercare colpevoli, deve far spazio alla possibilità di elaborare una retrospettiva collettiva: cosa non ha funzionato? È opportuno aprire ad una riflessione sincera e priva di giudizio. 

Costruire fiducia

Se la comunicazione è il punto chiave di un lavoro di squadra, come incoraggiarla? Innanzitutto creando una cultura aziendale all’interno della quale le persone non si sentono giudicate e possono esprimere sempre la loro visione, purché in modo rispettoso e costruttivo. Dopodiché, suggeriscono gli esperti, è fondamentale creare dei momenti periodici di confronto, ma se il team è molto vasto, oppure si trova disseminato ai quattro angoli del globo (oggigiorno il lavoro di squadra si fa anche da remoto), è bene provvedere a creare delle riunioni di allineamento per sottogruppi, in modo che tutti i membri abbiano lo spazio per contribuire e portare la propria visione. 

Per migliorare invece l’empatia, è consigliabile favorire la comunicazione aperta anche quando riguarda emozioni e stati d’animo. Ci si sente carichi, energici, oppure in ansia, vulnerabili, spaventati da un nuovo obiettivo? È utile parlarne tra colleghi, tra membri del team. Tuttavia se c’è un problema di scarsa confidenza, e magari anche di mancanza di fiducia, gli esperti consigliano calorosamente attività di team building: una cena insieme ogni tanto, una colazione, un’attività di gruppo che non sia solo lavorativa, favorisce molto la coesione e i rapporti umani. 

E se qualcosa va storto è importante porre il focus sul come migliorare, non solo sul ‘cosa è mancato’. Il fallimento di gruppo è un’occasione per capire cosa non funziona, rinnovare la fiducia reciproca e crescere: un team che attraversa l’insuccesso con consapevolezza e responsabilità, è un team che ha le fondamenta per affrontare le sfide più grandi e andare incontro a futuri successi.