Si parla tanto di Intelligenza Artificiale, di chatbot, di business intelligence, eppure sono ancora poche le persone che si stanno davvero avvalendo di questi strumenti nella pratica quotidiana. Un po’ di diffidenza verso le nuove tecnologie, di stress mentale (e di pigrizia) all’idea di dover imparare ad usare dei nuovi software e delle nuove app, e magari anche un po’ di insicurezza, e si tende a mettere da parte l’idea di ricorrere all’AI, come se si trattasse di qualcosa di lontano, di fantascientifico. Invece gli strumenti che ci mette a disposizione sono più che presenti, sono decisamente a portata di mano e hanno la capacità di rendere la giornata lavorativa più produttiva se utilizzati in maniera mirata. Sì perché l’Intelligenza Artificiale può aiutare in maniera concreta a semplificare diversi task quotidiani, ottimizzando alcuni processi e automatizzando i compiti più ripetitivi, spesso stressanti e frustranti. Scopriamo in quali ambiti può essere applicata e attraverso quali app e programmi.

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Delegare all’AI i compiti ripetitivi

Automatizzare tutto ciò che è ripetitivo e rigidamente regolato è una delle applicazioni più comuni (e utili) dell’AI. I compiti meno complessi ma d’obbligo nelle attività quotidiane, quelli che spesso fanno perdere tempo togliendo minuti preziosi ai compiti davvero importanti, e magari anche più interessanti, possono essere svolti da software di facilissimo utilizzo. Parliamo ad esempio della gestione della casella di posta elettronica: ci sono strumenti che riescono a filtrare e organizzare le email in modo da consentire di concentrarsi solo su quelle importanti. Non si tratta solo di filtrare lo spam: alcuni software, come ad esempio SaneBox, sono in grado di capire come utilizziamo abitualmente la posta elettronica, quali email apriamo e quali ignoriamo, a quali rispondiamo subito e su quali torniamo con più calma, per adattare la gestione della casella di posta proponendoci una suddivisione per cartelle delle comunicazioni importanti. 

L’AI può intervenire anche nell’organizzazione delle riunioni: quante volte nel tentativo di trovare un giorno e un orario che vada bene a tutto il team si perdono non solo minuti, ma addirittura ore? Ebbene, esistono degli assistenti virtuali, come ad esempio Calendly, che possono svolgere questo compito, occupandosi di trovare il miglior momento per i partecipanti, calendarizzando meeting e riunioni senza che qualcuno si debba sobbarcare lo stress di far coincidere le esigenze di tutti. Ancora, esistono diversi software (spesso a pagamento, ma non solo) che aiutano con l’aggiornamento dei database, altro compito spesso ripetitivo e noioso; mentre se si lavora a contatto con clienti, ci sono degli efficaci chatbot che si possono occupare di rispondere alle domande più semplici, o magari indirizzare le persone verso le risorse più adatte a risolvere i loro quesiti, evitandoci di perdere tempo in problemi di facile risoluzione. 

Gestire progetti di gruppo 

Quando si lavora in team parte delle risorse quotidiane (in termini di tempo e di capacità) sono destinate alla gestione dei progetti condivisi. Alcuni programmi che utilizzano l’Intelligenza Artificiale possono semplificare molto questo aspetto, permettendo alla squadra di condividere piani, progetti, organizzare il flusso di lavoro e monitorarne gli sviluppi (spesso persino in modo grafico, di facilissima comprensione). Se si lavora su documenti condivisi, alcuni strumenti che utilizzano l’AI possono ordinare i file e taggarli in modo che tutti possano trovare subito quello che serve, evitando confusione e perdite di tempo. Inoltre, quando si collabora con figure professionali internazionali l’AI può intervenire con programmi di trascrizione e traduzione automatica, che permettono di comunicare e di condividere file abbattendo le barriere linguistiche. Esistono infine dei software che sanno addirittura assegnare ai membri di un gruppo i compiti più adatti a loro, basandosi sulle informazioni pregresse, migliorando la gestione del flusso di lavoro e fornendo previsioni sulle tempistiche necessarie per completare un compito, in modo da avere un quadro generale delle deadline conseguibili. Alcuni strumenti basati sull’AI possono infine aiutare nell’assegnazione delle risorse. Tra le app più efficaci nell’organizzare e la gestione dei lavori di squadra ci sono Trello e Asana, mentre tra gli strumenti di collaborazione aziendale più utilizzati c’è Slack. 

Ottimizzare il tempo

Esistono persone molto capaci, molto competenti, molto talentuose nel loro ambito professionale, che però hanno grosse difficoltà ad organizzare il tempo e ad ottimizzare la loro settimana lavorativa. Ebbene, alcuni tool dedicati alla produttività come RescueTime possono analizzare le nostre abitudini di lavoro e suggerire come ottimizzare l’agenda quotidiana. Essi riescono infatti ad identificare in quali orari siamo più efficienti e quali sono gli slot di tempo nei quali invece siamo poco produttivi, suggerendo vari modi per diventarlo. Si possono inoltre utilizzare app che, una volta inseriti gli obbiettivi da raggiungere, restituiscono un planning efficace e realistico basato sulle nostre abitudini. Volendo, si potrebbero addirittura coadiuvare con la tecnologia wearable, come gli smart watch, per capire in quali momenti della giornata raggiungiamo il picco di energie e concentrazione, in modo da convogliare in quella fascia oraria i compiti più impegnativi. 

Inoltre diverse app e strumenti possono aiutare nella gestione di un’agenda sempre fitta di impegni, non solo agendo come pianificatori intelligenti che analizzano la gestione del tempo e suggeriscono quali cambiamenti fare per migliorarlo, ma anche aiutando a seguire tecniche di produttività, e suddividendo il lavoro ad intervalli: molto nota è per esempio la tecnica del Pomodoro, che suggerisce di lavorare per 25 minuti e poi fare una pausa di 5 minuti. L’AI avviserà quando è il momento di fare un break, senza preoccuparsi di guardare l’orologio e senza ritrovarsi esausti a metà giornata. Ancora, alcune applicazioni e software possono suggerire quali sono le priorità per la settimana o per la giornata basandosi su scadenze, carico di lavoro e performance passate.

Fare ricerche, previsioni, elaborare report

Chi lavora con grandi quantità di dati può usare l’Intelligenza Artificiale per raccoglierli, gestirli e interpretarli, sfruttandone gli strumenti per fare previsioni, elaborare tendenze e visualizzare in modo chiaro quali strategie di business sembrano essere più efficaci sulla base di questa analisi. Tensor Flow e Keras sono, per esempio, strumenti molto efficaci per creare modelli predittivi, mentre come Power BI o Tableau sono ottime nell’analisi dei dati e nella business intelligence. Questi strumenti permettono di prendere decisioni avendo dati concreti a disposizione, e consentono di pianificare inventari, fare strategie di marketing, ottenere report mirati in tempo reale, individuare pattern: le competenze umane rimangono fondamentali in questo frangente, ma l’AI può far notare dettagli e tendenze che altrimenti potrebbero passare inosservate, elaborando immense quantità di dati in pochissimo tempo. Se poi questi dati devono essere tradotti e comunicati, le applicazioni dell’Intelligenza Artificiale tornano utilissime nella stesura di testi, nella loro correzione, e nell’eventuale traduzione multilingue. 

Infine, quando si inizia un nuovo lavoro o semplicemente un nuovo task, alcune interfacce AI basate sul linguaggio (come l’ormai nota ChatGPT, o KOMO) possono aiutare a fare ricerca in maniera veloce e spesso più efficiente di un semplice motore di ricerca, fornendo informazioni chiave in tempi brevi e riassumendole. Ovviamente occorre sempre un doppio check, in modo da essere certi delle fonti, perché l’AI non è sempre in grado di valutare l’attendibilità e la qualità delle informazioni che trova online: la lettura del contesto è una peculiarità in cui ancora è assolutamente necessaria l’intelligenza umana.