Con l’arrivo dell’estate le dinamiche lavorative si fanno più fluide: gli orari diventano flessibili, le riunioni vengono ridotte al minimo, le risposte sono più lente, le urgenze si riducono e le novità vengono messe in stand-by in attesa di settembre. Tutto è decisamente meno formale. Ma se da un lato è normale adattarsi al clima stagionale, dall’altro è fondamentale mantenere professionalità e rispetto anche sotto il sole di agosto. Le comunicazioni lavorative – email, messaggi, call e notifiche – seguono infatti un proprio galateo, che non va in vacanza. Anzi, proprio nei mesi estivi, quando le interazioni avvengono spesso da remoto e i destinatari di email e messaggi potrebbero essere in ferie, serve ancora più attenzione alle parole, ai toni e ai tempi. Ne abbiamo parlato con Elisa Motterle, esperta di etiquette, che ci ha spiegato come comunicare con garbo ed efficienza, anche in pieno agosto.

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Le buone maniere non vanno in ferie

Ci può spiegare se e come cambia la comunicazione professionale nei mesi estivi, generalmente considerati più ‘informali’, più rilassati? Possiamo dire che la stagione estiva influisce sul tono e sulle modalità delle interazioni lavorative?

"Sì, la stagione estiva tende ad alleggerire il tono delle comunicazioni, ma alleggerire non significa trascurare. È normale che il linguaggio diventi più rilassato, specie se il rapporto è già rodato, ma le buone maniere non vanno in ferie: insomma, meglio sempre non perdere la misura e - se siamo sul lavoro - la professionalità".

Qual è il momento migliore della giornata per inviare email o messaggi durante l’estate, considerando che molti lavorano con orari flessibili o ridotti?

Le prime ore della giornata restano le più indicate anche d’estate. Meglio evitare la sera o i weekend, soprattutto per ciò che non è urgente.

Considerata la possibilità che qualcuno sia in vacanza, meglio telefonare, scrivere o mandare un messaggio?

"Scrivere! Sempre meglio. Una mail o un messaggio sono asincroni e quindi rispettano i tempi dell’altro e non impongono un’interruzione. La telefonata, specie d’estate, può risultare invadente se non concordata prima. Meglio anticipare con un messaggio ('Hai modo di sentirci brevemente?') in caso di reale necessità".

Non disturbare salvo urgenze

Ci sono delle formule particolarmente educate per iniziare o concludere una mail estiva, tenendo conto del clima più informale (quando c’è)?

"Diciamo che l’informalità non dovrebbe essere l’anticamera della sciatteria: cominciare sempre con un saluto (anche fosse solo un 'ciao') è d’obbligo. In chiusura, funzionano 'un cordiale saluto' o 'Buona estate', l’alternativa meno formale può essere 'a presto' o 'ci sentiamo al rientro' se il rapporto lo consente. Il contesto guida sempre il tono".

Come comportarsi se si invia un’email e non si riceve risposta dopo qualche giorno, sapendo che il destinatario potrebbe essere in ferie?

"Dopo 3 o 4 giorni lavorativi si può inviare un promemoria cortese, senza presunzioni: 'Solo per assicurarmi che questa mail non ti sia sfuggita' oppure, ancora meglio, verificare su un canale alternativo (per esempio con un messaggio) perché la mail potrebbe essere finita in spam. Se si sospetta che la persona sia in ferie, possiamo anche farlo presente, dicendo qualcosa 'Immagino che potresti essere in ferie: nessuna urgenza, fammi sapere quando riesci'. Dall’altra parte però non smetterò mai di sottolineare l’importanza fondamentale di impostare l’out of office!"

Quali sono le buone maniere da seguire nel contattare colleghi o clienti che sappiamo essere in vacanza? Esiste un modo elegante per gestire comunicazioni urgenti durante l’assenza di qualcuno?

"Se sappiamo che sono in vacanza, meglio non scrivere affatto, a meno che non ci sia un accordo esplicito sulla reperibilità. In ogni caso, quando ci si assenta, è indispensabile impostare l’out of office, indicando chiaramente il collega di backup o un referente".

WhatsApp e messaggi vocali: cambiano le regole d’estate? È sempre meglio preferire la mail in ambito professionale?
"WhatsApp va usato con molta cautela, estate o inverno. È un canale privato, quindi meglio evitarlo per comunicazioni professionali formali, a meno che non sia stato concordato. I vocali poi... solo se davvero brevi, essenziali, e se tra noi e il destinatario c’è un accordo per inviarli/riceverli. Inaccettabile inviare vocali e pensare di ricevere una risposta scritta, o viceversa".

Parola chiave: out of office

Quando invece si ricevono comunicazioni, ma si è in ferie e non si desidera essere disturbati, come rispondere senza sembrare sgarbati? È maleducato non rispondere del tutto?
"Una sola parola: out of office. Non è un orpello: serve a noi e serve agli altri".

E dunque: come impostare una risposta automatica - out of office - che sia professionale ma anche cordiale e adeguata al periodo estivo?
"Un esempio: 'Grazie per il tuo messaggio. Sono in ferie fino al [data] e non avrò accesso regolare alla posta. Se si tratta di qualcosa di urgente, puoi contattare [indicare collega di backup o referente]. In caso contrario, risponderò volentieri al mio rientro. Buona estate!'. La risposta automatica deve essere chiara, cortese e possibilmente personalizzata.

Può darci qualche consiglio conclusivo per comunicare con eleganza e rispetto durante i mesi estivi?
"Sì: ricordare sempre che dall’altra parte c’è una persona. L’eleganza sta nell’attenzione. Prima di scrivere, chiedersi: è il momento giusto? Il canale adatto? Sto rispettando i tempi dell’altro? La leggerezza estiva non deve diventare trascuratezza. Meglio una parola in meno, ma detta bene".