La scrivania personale è sparita dagli uffici (e con lei qualcosa di importante)

Una scrivania è molto più di un pezzo di mobilio. È il luogo dove si organizzano pensieri, appuntamenti, idee; dove, spesso, agli oggetti che la popolano si intrecciano rituali quotidiani: la tazza per il secondo caffè della mattina, la penna con cui scarabocchiare appunti mentre si parli al telefono, l’agenda pronta a essere consultata una, dieci, cento volte al giorno, il bigliettino con la frase motivazionale, i post-it con le password per-niente-sicure. C’è la collega che porta una piantina per ricreare un piccolo angolo domestico e accogliente. Chi decora la propria postazione con foto di famiglia, cartoline di viaggi o immagini del cane, organizzate attorno allo schermo del computer in modo da essere viste solo alzando lo sguardo. C’è chi trasforma ogni spazio in una vera e propria capsula di personalità, con quaderni colorati, accessori coordinati, tazze che raccontano gusti, umori, battute quotidiane. O forse sarebbe meglio dire “c’era”, perché quel pezzo di scrivania che narrava un’identità, uno stile, un modo di essere, sta pian piano scomparendo.

Oggi andare in ufficio spesso significa girare per corridoi alla ricerca di una scrivania libera, sedersi dove capita, montare laptop e mouse e, nel migliore dei casi, lasciare da qualche parte un oggetto piccolo che ci faccia sentire un minimo a casa. Ma proprio piccolo, che non disturbi il collega che utilizzerà lo stesso spazio domani. Oggi negli uffici va per la maggiore il modello del desk sharing, che non prevede più postazioni assegnate o personali (salvo per chi occupa posizioni di rilievo o per chi, per ragioni tecniche, ha bisogno di una postazione specifica), ma una rotazione di collocazioni comuni.

Nessuno rimpiange l’ufficio old school, quel luogo grigio in cui si stava confinati per otto ore al giorno. Ma la vecchia formula della scrivania personalizzata era un vero e proprio rituale, che influiva sull’umore quotidiano e persino sulla produttività.

Perché oggi va di moda il desk sharing

Il desk sharing (conosciuto anche come hot desking o flexi desking) è un modello di organizzazione dello spazio in cui le postazioni non sono riservate in modo permanente a nessuno. Chi lavora in ufficio ogni mattina sceglie una qualsiasi scrivania libera, spesso tramite sistemi di prenotazione digitale. È un modello che ha iniziato a diffondersi in modo più marcato a partire dalla pandemia di Covid-19: sebbene lo smart working esistesse già da tempo, è stato proprio durante quel periodo che è entrato in maniera strutturale nel tessuto aziendale, modificando profondamente le abitudini di presenza in ufficio. Con un numero crescente di dipendenti che alternano lavoro da remoto e in presenza, l’idea di una postazione fissa per ciascuno ha progressivamente perso senso.

In molte aziende una grande percentuale di scrivanie rimane vuota durante la giornata, perché i dipendenti lavorano da casa per parte della settimana. Dal punto di vista gestionale, l’idea di ottimizzare l’uso degli spazi, e quindi ridurre i costi legati a metrature inutilizzate, e favorire una maggiore flessibilità negli ambienti è diventata particolarmente gettonata. Inoltre, secondo alcuni sostenitori del desk sharing, spazi fluidi e dinamici possono stimolare la collaborazione e favorire l’incontro tra colleghi di team diversi.

Questa trasformazione, però, non è neutrale nella sua esperienza. Studi accademici e ricerche sulle dinamiche di lavoro confermano che il desk sharing può avere effetti importanti, e non sempre positivi, sul modo in cui le persone si relazionano con il proprio luogo di lavoro.

Che cosa significa non poter più personalizzare la propria postazione

Avere una scrivania “nostra” non è solo una questione di comfort, ma di identità, controllo e benessere psicologico. In vari studi pubblicati sul Journal of Environmental Psychology e su altre riviste di ricerca sul lavoro si sottolinea che la possibilità di personalizzare il proprio spazio ha un impatto concreto sulla percezione di appartenenza all’ambiente professionale. Allestire la scrivania non è solo una scelta estetica: è un modo per creare uno spazio che ci rispecchi e che, anche a livello inconscio, modelli il nostro rapporto con il lavoro.

Quando un ambiente non porta segni personali può apparire anonimo e poco accogliente, e questo è stato collegato a una diminuzione del senso di attaccamento emotivo verso il contesto professionale e, in alcuni casi, anche verso il lavoro stesso. Non avere punti di riferimento stabili riduce quella sicurezza psicologica che ci fa sentire utili e concentrati, elementi che, come confermato da ricerche in psicologia del lavoro, sono legati alla soddisfazione e all’efficacia nel lavoro quotidiano.

Gli effetti del desk sharing sono oggetto di studi che mostrano come la mancanza di una postazione personale possa influenzare vari aspetti dell’esperienza lavorativa. Dal punto di vista emotivo, esiste un legame tra lo spazio personale e la sensazione di controllo sulle proprie condizioni di lavoro. Quando questo controllo viene meno, anche inconsapevolmente, può diminuire la motivazione intrinseca, l’attaccamento al ruolo e la soddisfazione percepita. Un ambiente impersonale tende ad aumentare la sensazione di stress, rendendo più difficile per alcune persone ritrovare concentrazione e continuità nella routine quotidiana.

Dal punto di vista della produttività, l’assenza di un luogo stabile dove sistemare appunti, strumenti di lavoro e oggetti abituali significa dover reimpostare la propria postazione ogni giorno. Anche operazioni apparentemente banali come collegare il laptop, ritrovare la presa per la corrente o sistemare mouse e tastiera ogni mattina possono frammentare i primi minuti lavorativi, sottraendo attenzione e concentrazione alle attività principali. Alcune ricerche indicano che questa discontinuità può tradursi in un calo della produttività auto-percepita, soprattutto in ambienti dove non esistono sistemi di supporto o aree alternative per lavorare in tranquillità.

Infine, c’è una sottile tensione che attraversa tutto questo: quando le postazioni non sono più fisse si ha la sensazione di perdere un po’ di peso, di importanza, di identità. A ben vedere, questo tipo di organizzazione ben si sposa con un sistema che funziona meglio se i lavoratori sono fluidi, intercambiabili, poco “attaccati” a un luogo o a un ruolo. Pronti e abituati alla precarietà, sempre. La scrivania che non possiamo più personalizzare non è solo un pezzo di mobilio scomparso dalla routine, ma un piccolo segnale di come la logica aziendale moderna tenda a ridurre le persone a numeri, a micro-ingranaggi in un meccanismo che funziona meglio se nessuno si sente davvero radicato, perché ognuno è sostituibile.

Quel che ci manca davvero

Certamente non tutto è negativo: per alcune persone, il desk sharing può portare un senso di alleggerimento, spingendo a lavorare in modo più essenziale, liberandosi dal bisogno di identificarsi con un ruolo unico, stimolando nuove forme di interazione con i colleghi. Alcune aziende che adottano modelli di desk sharing di successo affiancano a questo sistema zone differenziate per il lavoro individuale e la collaborazione, strumenti di prenotazione trasparenti e armadietti personali dove lasciare effetti personali senza ingombro permanente sulla scrivania. Queste soluzioni, se implementate con cura, possono mitigare alcune delle difficoltà psicologiche tipiche della condivisione totale dello spazio.

Eppure, la nostalgia per la scrivania non è nostalgia del passato. È la consapevolezza che, nel nostro comportamento quotidiano, tendiamo a legare il senso di identità personale anche a luoghi concreti. Quella foto della famiglia, la piantina verde, la tazza con una frase divertente non erano solo ornamenti, erano piccole ancore emotive in un ambiente che può apparire altrimenti uniforme e impersonale. Quegli oggetti funzionavano come strumenti di autorappresentazione, modi per sentirsi presenti e visibili nel proprio contesto lavorativo.

In fondo, ciò che ci manca quando pensiamo alla vecchia postazione è quel senso di riferimento quotidiano che rende più semplice riconnettersi con sé stessi e con il proprio lavoro. Quel piccolo angolo che sentivamo davvero nostro, e che ci aiutava a entrare, ogni mattina, in una versione produttiva e motivata di noi stessi. E che non ci faceva sentire pedine intercambiabili, ma persone riconosciute, con un’identità e un valore ben definiti.